Home Redactie Column Bureaucratie
Bureaucratie
Column

Vandaag ben ik naar de Bulgaarse ambassade in Den Haag geweest om een visum aan te vragen. Normaalgesproken hebben Nederlanders geen visum nodig voor een bezoek aan dit land. Ik ga er echter vijf maanden studeren en voor zo’n lang verblijf is het wel nodig een visum aan te vragen. Zo makkelijk als het is om er acht dagen op vliegvakantie te gaan, zo moeilijk is het om er voor 1 semester te gaan studeren. Al maanden ben ik bezig met de voorbereiding.

Over twee weken vertrek ik en ik ben hier voor mijn gevoel nog lang niet klaar voor. Het regelen van het visum heeft nog flink wat voeten in aarde gehad. Ik werd geacht een viertal, nogal lastig te verkrijgen documenten in te leveren naast het standaard aanvraagformulier. Een hiervan was een bewijs dat ik huisvesting geregeld had. De Universiteit van Sofia heeft een campus en daar kan ik in een kamer verblijven. Het aanmeldformulier hiervoor zou ik samen met mijn aanmeldformulier voor de universiteit moeten versturen. Beide had ik echter niet in mijn bezit. Na veel e-mailen kreeg ik het uiteindelijk via een studiegenoot in handen, maar tijdens het invullen liep ik alweer tegen een moeilijkheid aan. Of ik wilde aangeven welke tien vakken ik graag wil gaan volgen. Ik zou wel willen, dacht ik, maar dat gaat nogal lastig als ik niet weet welke vakken ik kan volgen.

Voor de zoveelste keer sloeg ik weer aan het mailen om er achter te komen wat voor vakken er in het eerste semester worden gegeven aan de faculteit waar ik heen ga. Ik kreeg welgeteld één respons van de acht mensen die ik aangeschreven had. Deze verwees mij door naar het hoofd van de international relations afdeling van de faculteit. Hoewel ik mijn vraag al enkele keren aan hem gesteld had, telkens zonder resultaat, probeerde ik het nog maar eens. Uiteindelijk kreeg ik van de beste man een aantal bestandjes toegestuurd waarin de namen van de vakken, met daarachter een hoop kruisjes en cijfertjes in kolommen, stonden. Ondanks dat ik er weinig wijs uit kon, heb ik hieruit tien vakken gekozen en deze op mijn aanmeldformulier ingevuld. Eindelijk kon ik nu dus ook mijn accommodatie regelen en was ik een stapje dichterbij het aanvragen van het visum.

De andere drie documenten leken mij wat lastiger verkrijgbaar en ik was er dan ook nog niet uit bij wie of bij welke instantie ik moest zijn om ze te krijgen. Hoe zou ik in vredesnaam een bewijs van een Bulgaarse bank kunnen krijgen waaruit blijkt dat ik in mijn levensonderhoud kan voorzien? Ten eerste krijg ik een maandelijkse studiefinanciering en heb ik op dit moment dus niet een enorm bedrag op mijn rekening staan waar ik vijf maanden van kan leven. Ten tweede is het al helemaal niet mogelijk om dit bedrag dan op een Bulgaarse rekening te zetten als ik het land niet in kan. Van de overige twee documenten leek het me nog enigszins aannemelijk dat ik ze te pakken zou kunnen krijgen. Achteraf bleek ook dat niet het geval. Omdat ik meedoe aan een uitwisselingsprogramma sta ik ingeschreven als student bij de universiteit in Maastricht en betaal ik ook daar mijn college geld. Een bewijs van inschrijving en een bewijs van betaling van een Bulgaarse (onderwijs)instelling zou ik dus ook wel kunnen vergeten. Al met al was het voor mij dus een raadsel hoe ik dat visum zou moeten gaan regelen.

Terwijl ik daar nog over na dacht, ging een studiegenoot wel al naar de ambassade met een viertal documenten die naar zijn mening de lading van de vereiste papieren aardig dekte. Helaas dacht de slecht Engels sprekende dame daar er anders over en hij werd zonder pardon weer huiswaarts gestuurd. Boos en verbaasd heeft hij contact gezocht met onze universiteit om te vertellen tegen welke problemen hij aanliep bij het aanvragen van een visum. Gelukkig bleken de medewerkers van het Maastrichtse international relations office behulpzamer dan hun Bulgaarse collega’s. De dames zijn voor ons ten strijde getrokken en hebben met veel pijn en moeite weten te regelen dat wij aan enkel een ‘letter of invitation’ van de universiteit Sofia en een brief met tekst en uitleg over inschrijfgeld, studiebeurs en accommodatie van de Maastrichtse decaan genoeg hadden wanneer wij een visum wilden aanvragen.

Vol goede moed en gewapend met de juiste papieren en een nieuw setje pasfoto’s ging ik vanmorgen naar Den Haag op pad. Tussen 09.00 en 12.00 uur kun je daar terecht voor het regelen van dit soort zaken. Als je echter om 09.15 uur komt, zoals ik vanmorgen, bestaat de kans dat je tot 10.45 uur op de stoep moet blijven wachten. Eenmaal binnen in een slechtverlichte ruimte met bank, salontafel en foto’s uit de jaren ’70 duurde het nog weer langer voordat we echt aan de beurt waren. Vreemd, want behalve die tien anderen die buiten ook stonden te wachten, waren er verder geen mensen daar. Misschien had ik niet op een maandag moeten gaan. De vrouw achter het loket keek in eerste instantie nogal afwijzend toen ik haar de gevraagde documenten overhandigde, maar na een stevige woordenwisseling met de consul ging zij ze toch in behandeling nemen. Dat het nu goed zou gaan was natuurlijk weer te mooi om waar te zijn, dus ergens verbaasde het me ook niets dat mijn meegebrachte pasfoto’s niet geschikt waren. De reden? De computer zou op tilt slaan bij foto’s met een blauwe i.p.v. een witte achtergrond.

Lichtelijk geïrriteerd verliet ik het pand weer op zoek naar een plek om foto’s te laten maken. Natuurlijk koos ik eerst voor de verkeerde optie; bij Madurodam in de buurt zou dat kunnen volgens de dame van het loket. Omdat dit dichterbij was dan het centraal station leek me dat logischer. Waar ik niet aan had gedacht was dat het maandag was en dat de winkels dan gesloten zijn ’s- ochtends. Uiteindelijk ben ik dus toch maar weer naar het station gegaan om aldaar in een hokje de foto’s te laten maken. Ik voelde me haast Assepoester toen ik weer terug naar de tram liep en het al 12.00 uur was geweest. De tijd was om, de ambassade zou sluiten. Ik ben toch maar terug gegaan en heb met mijn liefste stemmetje op een nette manier gevraagd of ik niet nog even binnen kon komen om de zaken af te handelen. Gelukkig mocht dat en uiteindelijk kreeg ik dan mijn visumaanvraag toch nog rond. Volgende week moet ik ze bellen en tot die tijd ga ik heel hard hopen dat ik het visum zelf ook nog (op tijd) krijg. Ik durf het bijna niet te zeggen, maar ik denk dat dat wel goed komt. De ergste bureaucratische hindernissen lijken nu te zijn overwonnen.

Annemarie

 

Share/Save/Bookmark